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Wie oft haben Sie schon eine wichtige E-Mail an jemanden geschickt, ohne eine Antwort zu erhalten? Und welche Auswirkungen hat die fehlende Antwort auf den Fortschritt des Projekts gehabt?

Leider passiert das h盲ufiger als Sie vielleicht denken und, was noch viel wichtiger ist, h盲ufiger, als es sollte. Es ist nicht 眉bertrieben zu sagen, dass die Kommunikation per E-Mail einer der Hauptfaktoren ist, der die Projektabwicklung beeintr盲chtigt.

Laut einer gaben fast 90 % der teilnehmenden Bauunternehmen an, dass der schnelle und einfache Zugang zu Projektinformationen eine ihrer gr枚脽ten Sorgen ist. 99 % der Befragten betonten sogar, dass sie regelm盲脽ig f眉r wichtige Informationen auf die E-Mail-Verl盲ufe aus vergangenen Projekten zugreifen m眉ssen.

Diese Problematik wird auch durch die j眉ngste 爆料入口-Umfrage best盲tigt, in der viele Projektmanager das die mangelnde Reaktion auf E-Mails das Frustrierendste an der Kommunikation und der Verfolgung ihrer kurzfristigen Pl盲ne sei.

Wenn man bedenkt, dass 98,2 % der Befragten sich auf E-Mails verlassen, um Updates auszutauschen und sich mit ihrem Team 眉ber ihre 3-6-w枚chige Planung in Verbindung zu setzen, wird schnell klar, dass die E-Mail-Kommunikation eine gro脽e Fehlerquelle darstellt. Genauer gesagt kann die Verwendung von E-Mails die Projekttransparenz behindern und die Wertsch枚pfungskette zwingen, isoliert zu arbeiten, wodurch das gesamte Projekt ernsthaft gef盲hrdet wird.

5 Gr眉nde, warum E-Mails Ihr Bauprojekt scheitern lassen

Wir sind bereits kurz darauf eingegangen, warum die Kommunikation per E-Mail nicht f眉r die Baubranche geeignet ist. Im Folgenden wollen wir weiter ins Detail gehen und erkl盲ren, wie E-Mails Ihr Projekt zum Scheitern bringen und Ihr Team daran hindern, ihre Aktivit盲ten budget- und termingerecht abzuschlie脽en.

1. Fehlende Reaktion auf wichtige E-Mails

Die schnelle Reaktion auf kritische Nachfragen von der Baustelle ist ausschlaggebend f眉r den erfolgreichen Verlauf eines Bauprojekts. Wie unsere Umfrage zeigt, kann die Kommunikation per E-Mail diese Notwendigkeit auf lange Sicht nicht erf眉llen. Der Grund daf眉r ist ganz einfach: Wenn die Menge an Updates und Informationen so hoch ist wie bei einem Bauprojekt, ist es sehr wahrscheinlich, dass E-Mails 眉bersehen oder vergessen werden. Kritische Updates gehen st盲ndig in endlosen E-Mail-Threads verloren, was zu erh枚hten Ausfallzeiten, kostspieligen Missverst盲ndnissen und verpassten Fristen f眉hrt.

2. 脺berm盲脽ige administrative Arbeitsbelastung

Arbeiter in der Baubranche verbringen durchschnittlich 40 % ihrer Zeit mit der Suche nach Updates, der manuellen Erstellung von Berichten und nicht enden wollenden Meetings. Zweifellos sind vor allem E-Mails f眉r diesen administrativen Albtraum verantwortlich.

Die Updates, die per E-Mail kommuniziert werden, sind normalerweise nicht direkt mit dem Masterplan verkn眉pft. Mit anderen Worten: Diejenigen, die die E-Mails erhalten, k枚nnen nicht 眉berpr眉fen, wie sich die erhaltenen Updates auf die Entwicklung des Projekts auswirken.

Infolgedessen verz枚gert sich der Entscheidungsprozess, und in vielen F盲llen treffen die Projektmanager am Ende die falschen Entscheidungen. Es versteht sich von selbst, dass dieser Ansatz den Weg f眉r Rechtskonflikte ebnet und die Kultur der Schuldzuweisung anheizt.

3. E-Mails sind nicht f眉r die Baubranche geeignet

Wir haben bereits 眉ber Tools wie WhatsApp und Excel in der Baubranche gesprochen. Dasselbe gilt auch f眉r E-Mails. Alle diese Tools k枚nnen im Privatleben 盲u脽erst n眉tzlich sein, aber f眉r die Baubranche eignen sie sich nicht.

E-Mails sind kein Tool, mit dem Sie es Ihrem Team erm枚glichen, wichtige Updates in Echtzeit auszutauschen und nahtlos zusammenzuarbeiten. Daten werden statisch und sind bereits in dem Moment veraltet, indem sie in Ihrem Posteingang landen.

Es versteht sich von selbst, dass das verheerende Auswirkungen auf die Entwicklung eines Projekts haben kann, denn alle Beteiligten treffen wichtige Entscheidungen, ohne einen klaren 脺berblick 眉ber den Status der Baustelle zu haben.

4. E-Mail-Kommunikation ist isolierte Kommunikation

E-Mails sind nicht f眉r die Zusammenarbeit konzipiert. Im Gegenteil, sie k枚nnen Ihren Arbeitsablauf st枚ren und Sie zu einer isolierten Diskussion mit nur einigen Ihrer Mitarbeiter verleiten. Das bedeutet, dass am Ende wichtige Informationen f眉r nur wenige Mitarbeiter zug盲nglich sind, diejenigen, die sie aber zwingend ben枚tigen, um ihre Aufgaben so effektiv wie m枚glich zu erf眉llen, haben keinen Zugriff.

Dar眉ber hinaus k枚nnen nicht alle Dokumente oder Dateien, die in einer E-Mail-Unterhaltung gemeinsam genutzt werden, von allen Beteiligten gefunden werden. Dies f眉hrt zu einer Situation, in der ein ganzes Projektteam oder sogar eine Organisation auf bestimmte Teammitglieder angewiesen ist, die kritische Informationen in ihrem pers枚nlichen Posteingang haben.

Stellen Sie sich nur einmal die Auswirkungen vor, die das auf ein Projekt haben kann, wenn diese Personen pl枚tzlich nicht mehr zu diesem Unternehmen geh枚ren. Unbezahlbare Informationen w眉rden automatisch unzug盲nglich werden und k枚nnten Ihr Projekt sowohl Zeit als auch Geld kosten.

5. Mangelnde Verantwortlichkeit

Das Teilen von Aufgaben per E-Mail kann funktionieren, wenn maximal zwei bis drei Personen an der Diskussion beteiligt sind. Wenn ein Gespr盲ch jedoch eine Kette von Kontakten und eine gro脽e Anzahl von Aufgaben umfasst, kann die Kommunikation schnell schwierig werden, Verwirrung stiften und letztlich Ihr Projekt zum Scheitern bringen.

In solchen F盲llen bleibt die Verantwortlichkeit unklar, da jeder Beteiligte jemand anderem die Schuld f眉r das Missverst盲ndnis der per E-Mail ausgetauschten Informationen geben k枚nnte. Es wird noch komplizierter, wenn die entsprechenden E-Mails im Spam-Ordner des Empf盲ngers landen oder unter einer Vielzahl irrelevanter Nachrichten, die jeder von uns t盲glich erh盲lt, untergehen.

Wer tr盲gt dann die Schuld? Ist es die Person, die die Informationen verschickt hat oder die Person, die die E-Mail nicht gesehen hat? Egal, wer Schuld hat, es kann zu zus盲tzlichen Kosten und nie endenden Rechtsstreitigkeiten kommen.

Es gibt gute Alternativen zu E-Mails

Viele Arbeiter in der Baubranche glauben, dass sie auf E-Mails angewiesen sind. Sie k枚nnen sich nicht vorstellen, dass es Alternativen gibt, um mit ihrem Team zu kommunizieren. Aber das sollte nat眉rlich nicht der Fall sein. Unabh盲ngig von ihrer Gr枚脽e oder Art sind die meisten Bauprojekte nur dann erfolgreich, wenn ihre Teams st盲ndig in Verbindung stehen, die gleichen Arbeitsprozesse befolgen und kritische Probleme melden, sobald sie auftreten.

Dazu ben枚tigen Sie ein Tool, mit dem Sie die neuesten Updates gemeinsam nutzen und an Ihrer kurzfristigen Planung arbeiten k枚nnen, ohne die Verbindung zum Gesamtzeitplan zu verlieren. Alle Informationen werden in einer einzigen zentralen Datenquelle gesammelt, wodurch sichergestellt wird, dass alle Beteiligten in der gesamten Wertsch枚pfungskette 眉ber die n枚tige Transparenz verf眉gen, um ihre Aufgaben ohne Probleme erledigen zu k枚nnen.

Ein solcher Ansatz stellt sicher, dass die Projektmanager nicht mehr damit 眉berfordert werden, dass sie bei jedem einzelnen Update eine ganze Reihe an Ma脽nahmen ergreifen m眉ssen. Alle Beteiligten haben schnellen Zugriff auf alle Daten, die sie ben枚tigen, um bessere Entscheidungen zu treffen. Und alles wird dank eines st盲ndig aktualisierten Audit-Trails aufgezeichnet.